刘玉林:机关人员如何发挥好参谋助手作用

点击：  作者：刘玉林    来源：北京东博文化研究院  发布时间:2015-04-24 13:33:02

 

　　在自然界里，科学家发现，一个蚁群中不管有多少只蚂蚁，除了辛勤忙碌的蚂蚁之外，总有一批固定比例的蚂蚁到处闲逛，好像无所事事。于是科学家将这些“懒蚂蚁”全部逮住并将它们与蚁群分开，蚁群只剩下了勤快蚂蚁。结果，奇怪的事情发生了：蚁群的工作效率和公平程度竟然下降了！不久，勤快蚂蚁中又分化出了一定比例的“懒蚂蚁”。对于这种怪现象，科学家经过无数次研究，终于找到了答案。原来，这些“懒蚂蚁”之所以四处闲逛，并不是真的什么都不干，它们是在了解和搜集生存信息，一旦蚂蚁王国遭遇危机，这些“懒蚂蚁”就会带领全体蚂蚁走出困境、度过难关。这些“懒蚂蚁”就好比我们企业中的管理人员。

机关参谋助手作用的发挥主要体现在四个方面。

一、发挥好领导的“外脑”作用。
　　
机关是领导的智囊团、参谋部，要能为领导延伸思维，拓展智慧，能出大主意、好主意。因此，机关人员能参善谋，当好领导的外脑是第一位的要求。

明代开国皇帝朱元璋有个谋臣叫朱升，在朱元璋刚刚占领南京时，他依据当时的客观形势，向朱元璋提出了“高筑墙、广积粮、缓称王”的策略。当时，朱元璋攻下南京立足未稳，地盘小、力量弱，还不足以与其他各路反元兵马较量。朱元璋正是按照这样的战略方针，稳扎稳打，开创了明朝200年基业。

这个故事告诉我们，领导身边的人员，要能够根据形势的变化，审时度势，及时为领导提出富有远见卓识的建议。原总参谋长陈炳德，常常要求总部机关人员能够“跟踪思维、同步思维、超前思维”。跟踪思维的要求，是能够跟上领导的思路，并且能够深化细化领导的思路。同步思维的要求，是能够与领导想到一起、谋到一起，有不谋而合之境界。超前思维是领导尚未对某个问题或某一方面工作提出要求做出部署之前，助手人员就已经想到了，并且有了思路和方案；或者助手在某一方面比领导思考的更深、更远，这是参谋工作的最高境界。

领导的“外脑”作用主要表现在以下方面：
　　
　一是搞好重大事项的谋划。对事关单位建设、发展等重大事项，当领导作出原则指示后，机关就要积极主动去谋划。要从情况调查、行业分析、政策和法律的研究入手，提出切合实际的可行性方案，然后广泛征求意见，集思广益，修改方案，基本成熟后提交领导审阅。机关谋划工作，要像刘伯承元帅要求的那样：“胆大包天、心细如发”。所谓“胆大包天”，就是要敢于站在战略全局的高度去看问题、想问题、出思路、提方案。所谓“心细如发”，就是思考问题处理问题，既要深入又要细致，要善于大处着眼小处着手，注重事物的细节，不忘“细节决定成败”的忠告。何谓重细节？就是用认真的态度做具体的事。认真、具体是精神，认真、具体出成效。

二是搞好重要文件的起草。领导的重要讲话，重大会议的报告，年度工作计划、总结等文件，通常由机关起草。起草好这些文件，首先要认真学习领会上级和领导的指示精神，使主题鲜明、主线明朗。其次，要紧密结合形势和任务，做到立意高远、重点突出。再次，要全面深入掌握下面情况，做到有的放矢、有血有肉。此外，不同文件的起草还有不同的侧重和特点。如，为领导起草讲话稿，就要把握好领导的思想意图，体现领导的讲话风格；起草年度工作总结，就要在全面梳理全年工作的基础上，归纳提炼出可资借鉴的特点和经验。为了提高工作效率，文件在起草过程当中，需要与领导进行互动，这样既便于准确把握领导意图，又能在交流互动中产生思想火花。同时，文件起草的过程，也是深入学习的过程、调查研究的过程、总结经验的过程。因此，机关起草文件，要把学习和调查研究工作做足、做透。我的体会是，七分调查研究，三分写作。调查研究做好了，文章的思路也就出来了。而且，这样写出来的文章有血有肉，工作指导性、可操作性强。

三是当好领导决策的“军师”。机关的参谋作用很大一部分体现在对领导决策的服务上。但凡领导对某一重大问题做出决策之前，机关要做好有关政策法律、可行性方案的调查研究，看是否符合国家法律和相关政策，是否符合客观形势的发展趋势，是否符合本单位、本行业的实际情况，是否符合人民群众的切身利益。这些方面是正确决策的依据，如果发现有问题，要敢于说明情况，敢于“直谏”，这是参谋人员党性和责任心的必然要求。

发挥好“外脑”作用，还要注意几个问题：
　　
要调整好角度。处理问题要学会站在领导的角度，而不是自身的角度；思考问题要学会用领导的思维方式，而不是自己习惯的方式；文字语言要采用领导的语言习惯。总之，这个时候要做到心中“忘我”，你就好比一个演员，必须做到与领导“神似”。

　要拓宽好视野。领导往往是站在全局的高度去观察问题、分析问题和处理问题，不能只见树木不见森林，只有局部没有全局。比如企业领导，他既要考虑生产的进度，还要考虑产品的质量；既要考虑生产成本，还要考虑市场需求；既要抓生产效率，还要抓安全管理。因此，机关参谋在协助领导谋划工作时，就要自觉站在全局的高度，而不能顾此失彼或者厚此薄彼。

要提升好境界。机关人员离领导近，信息灵通，说话方便。这就要求我们要有很强的自律意识和较高的思想境界，无论是谋划工作还是制定政策，要自觉跳出自我，着眼大众，而不是首先想到个人利益或局部利益。否则，轻则损害机关形象，重则造成全局利益受损。这方面的教训必须记取！

二、发挥好综合协调作用。
　　
机关是领导实施指挥的平台，是单位各项工作的总归口。因此，综合协调作用十分重要。

一是要善于统筹各方面工作。机关面对的领导和上级部门多、工作头绪多，必须综合统筹才能应对自如。要统筹好来自上级不同部门的工作，统筹好来自不同方面的工作，统筹好不同要求的工作。能结合的结合，能融合的融合，区分轻重缓急，有条不紊地抓好落实。

机关对下的工作部署也要注意抓好统筹，给基层减负，防止各行其是打乱仗。首先是工作目标的统筹。一个单位无论是年度工作还是阶段性工作，都只能有一个主要目标，机关各部门工作只能围绕这个主要目标展开，而不能背离它另搞一套。麦当劳品牌的创始人雷.克罗克，以非凡的经营才能，把麦当劳兄弟的小餐馆变成了世界快餐的第一品牌，自己也成为美国最有影响力的企业家之一。但是，当年从麦当劳兄弟手里买下特许经营权的除了克罗克之外，还有一个荷兰人。荷兰人非常聪明，他不仅开麦当劳店，而且还办了牛肉加工厂、又办了养牛场，所有赚钱的机会都不放过。而克罗克只一门心思经营他的麦当劳店。日复一日，年复一年，克罗克把麦当劳开遍了全世界，而那个荷兰人呢？他在荷兰的一个农场里养着200头牛。我们可以从麦当劳、可口可乐、沃尔玛这些成功的品牌中，找出他们一个共同的特点，就是他们的目标意识很强，无论形势如何变化，他们都牢牢抓住一个目标、一个主题，一切工作都围绕主题，最终获得了成功。其次是工作计划的统筹。根据单位一个时期的中心工作，统筹安排好相关各项工作，对妨碍中心的其它工作，应毫不留情地“关闸截流”。这方面，要求机关各部门一定要有大局意识，不能只想着部门工作出成绩，而忘记了有时部门工作可能影响妨碍了中心工作。

二是要善于组织重大活动。机关承办的各种会议、各类活动多，工作量大，且涉及面广、影响大，搞得好大家高兴，会赢得许多赞誉，提升机关形象。但如果出现纰漏或失误，负面影响也很大。因此，要求机关人员要有严谨细致的作风、吃苦耐劳的品质和丰富的实践经验。机关在承办会议和有关活动时，需要及早部署，明确主题主旨、大体安排和有关要求，要把有关任务的目的、意义和注意事项讲清楚，以便参加者早做准备。重大活动要有预案，对活动的日程、参加人员、进出车辆、安全保卫、以及突发情况的处理等，做出明确规定，必要时安排专门预演；要成立专门机构，由领导“挂帅”，有关机关部门参加，上下左右协同，确保任务圆满完成。承办大型会议和各种活动，我的体会是：文件起草早动手，会务工作要想细，相关环节协调好，各负其责抓落实。

三是要善于协调各方关系。首先是横向协调。机关工作各部门之间有许多横向联系和相互配合，这就要求机关人员要有很强的协作意识和协调能力。有的工作的开展，往往涉及到机关几个部门，这时，主办部门就要在对上的报告中明确提出请相关部门配合的问题，以取得领导的支持。同时，还要主动联系相关部门，说明协助配合的具体事项，以求得帮助。机关各部门工作中要相互理解、相互尊重、相互补台，只讲协作配合，不争我高你低。其次是纵向协调。是指协调好上级与下级、领导与群众、机关与基层之间的关系。机关到基层检查指导工作，不能多管齐下，要力求“下去一把抓，回来再分家”；既要跑面、更要蹲点，既要一般性检查，更要帮助解决问题。对基层在工作落实中遇到的困难和问题，如果涉及多个单位多个部门，建议由领导牵头召开专门会议，明确分工、明确要求，协调推进。再就是内外协调。是指企业与政府、企业与行业、企业与社会等方面的关系。协调是门艺术，说和做都比较复杂。但原总参谋长傅全有有句话很值得借鉴，他说：“有事无事常来往，大事小事多商量”。不愧为真谛！

　三、发挥好办文办事作用
　　
单位平时大量文电的承办、管理，日常事务的处理，工作保障，迎来送往等工作，需要机关去完成。

文电处理。每个单位都涉及大量的文电，通常都由机关处理。机关在处理文电时，一定要认真负责、细致条理。对上级文件、指示，机关要按阅件和办件分别呈报。其中办件的呈送要在研究提出处理意见后，专件呈报领导。办件处理意见的提出，要根据办件的性质和类别，如果是上级机关的指示性办件，就要按照上级指示的要求，结合本单位的实际提出落实意见；如果是同级、同行或者客户的来函，则应根据需要与可能提出解决问题或回复的意见。前者要不讲价钱不打折扣，后者也要认真对待，及时处理和回复。

文电处理的原则：一是要及时。不能拖，更不能误。机关事情多，有些事情如果不及时处理，就可能遗忘。某单位一位同志早就到了退休时间，可退休命令却迟迟下不来。事后一了解，原来是上级机关的一位同志，收到报上来的干部退休请示后，未能及时处理，事后就忘了，过了很长时间机关组织搞卫生，才在沙发底下发现这个文件，结果耽误了大半年，成为笑谈。二是要准确。机关接收的文电来自上级不同机关或外面不同单位，承办人员要根据领导和部门的分工相对呈送，否则耽误工作。这方面，我在机关工作时也碰到过问题。保密室有一次送文件，把本该由A机关处理的文件送到了B机关，B机关的经手人也没注意就签收了。后来，A机关的上级机关了解工作落实情况，A机关还不知道怎么回事，只好到保密室查文件，才发现原来文件到了B机关。这就是发错文件造成的工作失误。三是要备案。承办人员对经手处理的文件、电报、电话等，凡是比较重要的，必须有文字留存，以备事后查阅。我们有的“老机关”，办事非常认真细致，但凡经手的重要事情，都一一记得清清楚楚，多少年后都经得起检查。但是，也有的机关人员或者没有经验，或者是惰性使然，经办的事情是一笔糊涂帐。有的收下文件后，不管三七二十一，不分是办件还是阅件，也不提出处理意见，就直接送给领导，甚至问领导怎么办。这样的参谋助手就是不称职。

工作保障。单位和领导的日常服务和保障，需要机关去完成。机关要协助领导做好单位的行政管理和后勤保障工作，包括人员管理、物资管理、考勤考绩、勤务保障，等等。保障工作要注重计划性和超前性，经费开支、物品购买、车辆使用等，都要提前计划、全盘考虑，统筹安排。为统筹好领导的活动，机关还需要协助领导将每周的工作日程做出安排，报领导审定后执行。安排领导的工作日程时，要注意区分轻重缓急。对领导的日程要事先提醒，需要用车或带有关人员外出时，应事先通知并做出安排。

日常接待。上级领导、机关下来检查指导工作，兄弟单位人员、客户前来参观交流或洽谈业务，机关人员要认真做好接待工作。一是要及时搞清情况。对所来单位人员的职务、数量、来意、以及交通方式等要事先了解清楚，并迅速报告领导。二是要拟定接待方案。根据来访单位和人员的来意、规格及要求，拟定相应的接待方案，包括具体负责的部门和人员，出面的领导，参观或检查的单位、项目以及食宿等事项。三是要力求周密安排。凡是接待工作中涉及的事项，包括人员、物资、场地、交通工具等，都要提前做好准备，特别是要注意相关环节的配合与衔接，防止出现纰漏。四是要热情接待。要安排好有关领导和人员接（送）机、接（送）站；接待工作涉及的单位和人员，都要体现出礼貌、热情和大方；食宿卫生、安全、得当。总之，要让来宾感到热情而诚恳，大方而朴实，有宾至如归之感。

专门事项的办理。领导有些专门性或临时性工作，需要交与机关人员承办。这些事往往有些特殊性，或为上级交办之事，或为下级请办之事，或为朋友托办之事，或为某些敏感之事。承办人员对这类事情，要弄清有关要求和注意事项，办理时要专心、用心、细心，因为这是领导直接交代的事情，有一定的特殊性，领导往往会很关注。所谓专心，就是要集中精力、一心一意地去办，不办结不撒手。所谓用心，就是要把如何办理这件事、怎样办好这件事想清楚，然后想方设法把事情办成办好，让领导满意。所谓细心，就是办事过程中，要格外注意某些细节，尽量使事情办得圆满，没有纰漏，没有瑕疵。国民党前主席连战到北大，北大居然把他老母亲几十年前在此求学的照片和成绩单找到。这份礼物胜过黄金。宋楚瑜是湖南人，他到南京时，南京市给他准备了几十名厨师特制的辣椒酱。这些细节赢得了人心和赞誉。此外，还要注意保密。有些事情办了就完了，不要到处宣扬，更不要在别人面前炫耀。

四、发挥好桥梁窗口作用
　　
机关，是领导对外联系的桥梁和纽带，也是领导搜集信息、反馈情况的平台，还是展示单位形象的窗口。

桥梁作用。领导与上级机关、与基层、与群众之间的联系和交往，有时需要通过机关去实施。一是经常性的联系交往，主要用于沟通情况、密切关系。这种联系每天都在发生，主要依靠机关进行。二是领导有时需要了解某方面情况而又不宜直接出面时。有些事情比较敏感，不方便领导出面，只能由机关代劳，这样可以风不起、浪不惊。三是需要与基层与群众就某一专门问题进行初步沟通时。有些问题处于调查摸底阶段，尚无明确意向，由机关出面可以进退自如，回旋余地大。总之，机关的桥梁纽带作用体现在许多方面，领导工作不可或缺。

　窗口作用。机关对外联系交往广，视野开阔，信息量大，领导需要通过机关了解情况、获取信息、搜集反馈。一是信息窗口。对于一般性情况的了解，如单位工作情况，人员思想情况，内部管理情况等，领导需要通过机关这个窗口去掌握。对某些专门情况，如某项重要工作的落实，某重大事件群众的反映等，机关需要采取适当方式专门搜集报告。二是咨询窗口。领导对某些法律问题、政策问题、技术问题或专门性问题，不可能样样精通，机关就要发挥好咨询作用，并提出相应的意见和建议。三是形象窗口。平时，上级和群众以及社会，往往通过与机关的联系交往，了解一个单位的能力水平、思想作风、廉洁状况和行事风格。特别是在执行重大任务、开展重大活动等时机，机关更要注意通过自身的能力、水平和作风，向外界展示自身的良好形象，为领导、为单位赢得口碑和荣誉。

机关要发挥好上述四个作用，必须做到“三个熟悉”和“三会”。即：熟悉上级指示精神和政策法规，熟悉单位历史、现状和基层情况，熟悉领导意图和处事风格。会宣传发动群众，会开展调查研究，会总结宣扬典型。

熟悉上级指示精神和政策法规。上级指示和政策法规是我们机关工作的基本依据和遵循。因此，机关人员要特别注意学习不同时期党和政府的重大方针政策、上级指示、本行业的法律规章，特别要注重学习研究上级针对新的情况做出的新的指示，并且贯彻到实际工作。比如当前，中央提出国有企业进行混合所有制改革问题，我们就要根据自身实际，在融资改制方面提前做出预想。这也是机关工作变被动为主动的有效方法。机关工作很多情况下处于被动地位，但被动与主动也是辩证的。如果能做到预想在前，成竹在胸，主动性也就寓与其中了。

熟悉单位历史、现状和基层情况。一个企业、一个单位的历史是它的发展之源、基业之根，企业和单位的特点、文化无不打上历史的烙印。机关人员只有熟悉了解本单位的历史，才能更深刻地认识它的今天，更准确地把握它的未来。因此古人讲：以史为鉴，可以知兴衰。单位的现状和基层情况，包括单位自身的特点、优长，单位在同行业中的地位、作用，基层群众的喜怒哀乐、所思所想，等等。机关人员熟悉了解了这些，才能在制定计划、部署工作、协助领导决策中，更具针对性和可行性，才能真正做到“知己知彼，百战不殆”。

　熟悉领导意图和处事风格。机关人员只有熟悉并准确领悟领导意图，掌握领导的行事风格，才能在办文、办会、办事中正确地贯彻领导意愿，体现领导意志，落实领导决策，工作才能更加有效。
　　
会宣传发动群众。善于宣传发动群众、依靠群众，是我党的优良传统，也是我党领导的中国革命制胜法宝。毛主席曾讲到：长征是播种机，长征是宣传队。无论军队或企业，宣传工作都极为重要。企业的宣传工作包括：企业形象的宣传，以扩大企业的影响和知名度；企业愿景和发展战略的宣传，以统一员工的思想、鼓舞员工的士气；企业产品的宣传，以开拓市场、扩大销售，等等。宣传动员群众的工作，一定要紧紧围绕与群众利益密切相关和群众普遍关注的问题，这样才能引起他们的兴趣、激发他们的热情，才能同频共振。如我党我军历史上的“打土豪，分田地”、“打过长江去，解放全中国”、“抗美援朝，保家卫国”。当前，宣传工作要注意运用新的媒体、新的平台、新的手段和方法。

会开展调查研究。“没有调查，就没有发言权”。这是毛泽东的名言。调查研究是机关的一项重要职责，也是机关干部的一项重要本领。机关人员要能对某一单位、某一行业或某一专门问题开展深入细致的调查研究，发现问题，总结经验，提出工作建议。

我当组织科长时，当时的一位首长注重调查研究的工作方法给我留下深刻印象，也使我受益终生。这位首长是单位的“一把手”，他每年的年中和年尾都要带领机关人员到下属各个单位进行全面工作调研，或者召开座谈会，或者与领导个别谈话，或者听取下级党委集体汇报。既了解情况，也进行工作指导。更重要的是，这样一圈走下来，他对全局工作有了全面深入的了解，对如何搞好下一阶段或来年的工作心中有了底数。从那时起，我不论到哪里工作，不论在什么岗位，都非常重视调查研究。我感到，如果没有调查研究，眼睛是瞎的，脑子是空的，说话是虚的，领导工作根本无法开展。

搞好调查研究，首先要做到科学调查。毛泽东在《反对本本主义》一文中，专门谈到“调查的技术”，对调查采取何种方式、选择什么人员、要拟定调查提纲、要亲自出马等都作了详细论述。搞好调查研究，我的体会是：调查选点要有代表性，调查对象要有普遍性，调查方法要有多样性。调查中，要长于听，不论是喜欢的和不喜欢的，都要耐心听，还要能听出“话中话”。只有善于听，才能听到真话，了解到真情。杰出的领导人物几乎都有善于倾听意见的特点。萧克在回忆任弼时的文章中这样写道：“弼时同志平等待人，善于倾听别人的意见，不管是在平时还是在会议上，也不管是别人说话唠叨甚至言辞激厉，他总是耐心地听，让人把话说完，不轻易打断别人。一边倾听，一边思考。”日本松下电器公司创始人松下幸之助，把自己的全部经营秘诀归结为一句话：首先要耐心倾听他人的意见。要善于问，能抓住关键点，并且善于采用鼓励、理解、激励等方式去引导和启发调查对象说话。毛泽东曾这样介绍他自己的经验：“怎样使对方说真话？各个人特点不同，因此，要采取的方法也各不相同。但是，主要的一点是要和群众做朋友，而不是去做侦探，使人家讨厌。群众不讲真话，是因为他们不知道你的来意究竟是否于他们有利。要在谈话过程中和做朋友的过程中，给他们一些时间摸索你的心，逐渐地让他们能够了解你的真意，把你当做好朋友看，然后才能调查出真情况来，群众不讲真话，不怪群众，只怪自己。”要认真记，要把谈话人的重要观点、所谈重要问题，以及谈话对自己的启发及时记录下来。

其次，要深入研究。对情况的调查只是调查研究工作的一半，还要深入做好后期的研究工作。即对调查所得的各类素材、自己在调查中的感悟等，进行分类、梳理、归纳和抽象，以期得出规律性的认识，并且形成工作思路和举措。这是调查研究工作的终极目的。正如毛泽东所指出的：“调查研究就像‘十月怀胎’，解决问题就像‘一朝分娩’，调查就是解决问题。”

会总结经验、宣扬典型。总结经验、宣扬典型是领导和机关工作的基本方法。基层和群众中常常蕴含着无穷的智慧，需要我们去发现去总结，这就要求机关人员要有很强的总结经验的意识和能力。我们在平时的工作、学习以及与基层同志的交往中，要用心观察、用心感悟、用心提炼，经验是在实践中总结出来的。毛泽东是总结经验的大师，他的许多经典之作就是革命斗争实践经验的总结。如《井冈山的斗争》、游击战的“十六字诀”、《战争和战略问题》，等等。

一个国家、一个民族要有自己的英雄模范人物，他代表国家的形象、体现民族的精神；一个单位或企业也需要有自己的先进典型，以树立导向，鼓舞士气。雷锋、焦裕禄曾经影响了几代人。这些年社会风气不好，就是因为多少年来我们忽视了这方面工作！典型不是自生的，要善于发现和培养，更要宣传好典型。我当组织科长时曾经发现并宣扬过一个全军学雷锋的先进典型，他叫方卫宏，江西人，是总参驻黑龙江一个基层单位的工程师。他热心公益，乐于助人，本职工作非常出色；为了工作，他先后三次放弃调回上海的机会，十余年如一日，扎根基层，奉献青春。1992年我到这个单位代职时，发现大家都对方卫宏赞不绝口，我在日常接触中也的确感到小方挺优秀。我感到，基层部队非常需要这样的同志，也需要树立这样的榜样。我的想法得到领导支持后，就开始挖掘方卫宏的事迹，写了一篇人物通讯——《黑土地上的国防绿》，反响很好。当年，经总参推荐，方卫宏被评为全军学雷锋先进个人。后来，尽管方卫宏因工作需要离开了那个单位，但多少年来，他一直是年轻官兵学习的榜样，大家都乐于扎根基层，默默奉献。可见，典型的力量！