莫欣：留心！远离公文格式中的高发错情

 

 

规范的公文格式虽然看上去是“细枝末节”，却是公文具有法定权威性和强制约束力的显著表现，也是保证公文质量和办文效率的重要保障。

 

党政机关公文格式标准依据的是《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）。实际工作中，公文格式常见的不规范问题主要有以下几点。

 

01

该具备的要素被遗漏

 

《党政机关公文处理工作条例》规范了公文格式18个方面的要素，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等，每一个要素都有其特定意义，一旦遗漏可能会引发一定后果。

 

比如，份号是公文印制份数的顺序号，作用是加强文件管理和利用，涉密文件如果未标注份号，会直接影响文件的分发、查对、清退和销毁。

 

又如，密级应标而未标。个别单位甚至在直接转发上级单位涉密文件时漏标密级，后果可想而知。

 

02

该调整的要素不到位

 

我们经常说的“红头”也就是发文机关标志，按照《党政机关公文处理工作条例》，分为两种形式：一是使用发文机关全称或者规范化简称再加上“文件”二字，二是使用发文机关全称或者规范化简称。

 

以××市委办公厅为例，前者对应的是“中共××市委办公厅文件”，一般是普发性的下行文；后者对应的是“中共××市委办公厅”，所有上行文、平行文、下行文都被“一网打尽”。

 

工作中，有的单位仍在使用发文机关名称加括号和文种的形式，如“中共……委员会（通知）”“中共……委员会（请示）”，这显然不规范。

 

03

字体字号等不规范

 

对于一些基本的要求，有的单位落实情况也不尽如人意。比如，标题一般应当使用2号小标宋体字，但是字体字号不合规定的情况仍然存在，有的公文甚至在一个标题中出现两种字号。

 

标题回行需要做到语意完整、排列对称，但是有的公文却将诸如“教育实践活动”“规范性文件”这样的特定词语分跨上下两行，或者是将虚词作为下一行的第一个字。

 

公文正文一般应用3号仿宋体字，文中结构层次序数依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。实际工作中，字体字号不规范现象时有发生，特别是当多个单位的来文同时呈报时，格式不规范的页面会分外显眼。

 

公文格式是否规范反映办文部门的工作作风，一旦出错就会影响到各方面对文件质量的印象、对发文单位的认可。所以，我们一定要严谨细致、精益求精，抓小抓实、坚持不懈，从严把好格式关。

 

（作者系上海市委办公厅综合办公室副主任；来源：秘书工作微信号）